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 Alineación entre la administración y la academia

La plataforma en línea monday.com, es un sistema operativo para planificar, organizar y realizar el seguimiento del trabajo de tu equipo desde un solo lugar. Ya se encuentra en 190 países y es usado por más de125 mil empresas de todos los tamaños y giros. Sus herramientas habilitan a un equipo directivo con la posibilidad de crear un flujo de trabajo propio a la institución y permiten la visibilidad de todos los procesos, actores e indicadores necesarios para lograr objetivos a nivel institucional. Por ello, monday.com tiene una propuesta fascinante ante los desafíos actuales de escuelas, universidades e instituciones educativas.

Imagen de la página de monday.com

Reto del año: Reconciliar a la academia con la administración

Las instituciones educativas, al igual que otros tipos de organización, son sistemas complejos. Tienen que responder en medio de un escenario incierto ante padres de familia, estudiantes, personal docente y un cuerpo administrativo. En el 2021, con la necesidad de implementar una modalidad híbrida de trabajo, los directores ejecutivos aprendieron la importancia de la acción rápida y decisiva, la adaptabilidad, la flexibilidad y la comunicación clara para lograr objetivos.

Por esta razón, monday.com propone un enfoque para este nuevo año. Se trata de RECONCILIAR LA ACADEMIA CON LA ADMINISTRACIÓN. Esto, mediante el aceleramiento de la transformación digital mientras se controlan los costos. Además, se vislumbra la necesidad de reivindicar caminos emprendidos en respuesta a nuevos riesgos y oportunidades que requieren un nivel extraordinario de coordinación en toda la empresa. 

Han sido numerosos los ejemplos en estos dos años, en los que la falta de visibilidad, la dispersión de datos e información en diversas plataformas, el desperdicio de tiempo y recursos de gestión sumado a la desconexión entre las múltiples herramientas que operan dentro de la misma institución, evidenciaron que los flujos de trabajo y las mismas plataformas eran rígidas e inadaptables. Sobra decir, que hubo pérdidas irreversibles.

De esta forma, y como un aliado estratégico, monday.com llega con la experiencia, la capacidad y la innovación necesaria para detener este desgaste de recursos. 

Monday for Education: Gestionando el gran proyecto educativo

A pesar de que las instituciones educativas funcionan de una forma diferente al mundo empresarial, no podemos dejar de lado que estas siguen siendo organizaciones que buscan cumplir un propósito y una misión. Cobijan dentro de sus estructuras procesos sumamente complejos, incluso cuando se sigan considerando instituciones pequeñas. Por ello, se requiere un alto grado de comunicación entre las áreas implicadas en cumplir con el ideario de la escuela y los proyectos institucionales.

Igualmente, en el esfuerzo por lograr que el perfil de egreso sea una realidad, la labor colaborativa entre las diferentes áreas dentro de la misma institución se hace primordial. Todos están colaborando para lograr el cumplimiento de un objetivo mayor. Así, monday.com proporciona una serie de funciones y herramientas que son ideales para esta noble labor. 

Son cuatro las propuestas que monday.com presenta para las instituciones educativas:

  1. Comunicación/Colaboración

Aunque sigamos utilizando de forma oficial el correo electrónico, es evidente que la mensajería instantánea se ha convertido en el medio más eficaz de llegar a la otra persona o departamento, y de obtener así una respuesta inmediata ante cualquier requerimiento.

  1. Administración de proyectos

Las instituciones educativas cobijan proyectos de diversa índole, por lo que su gestión implica la capacidad de jerarquizar sin excluir. A esto le llamamos: orquestar a través de la integración. Con monday.com esto se hace visible de manera orquestada, toda la actividad, generando a su vez insumos y evidencias para otras áreas. 

Imagen obtenida de la página de monday.com
  1. Gestión de recursos

Como ocurre en todo el mundo, las escuelas y universidades tienen la necesidad de inducir a su personal a trabajar de forma ordenada y proporcionar las herramientas que necesitan. 

  1. Integraciones

Tenemos una fauna tecnológica conviviendo en cada institución educativa y cada área se maneja con aplicaciones y programas diferentes que en ocasiones están totalmente desconectados entre sí. Así, cualquier requerimiento de información a otra área se convierte en un trámite burocrático que hace más lento cualquier tipo de toma de decisiones. Con monday.com la dinámica e interacción será fácil y sencilla de usar.

¿Cómo funciona monday.com?

Desde monday.com se busca en todo momento acompañar a las instituciones y organizaciones en su proceso de ordenar lo que realizan a diario, desde lo académico hasta lo administrativo, teniendo en cuenta, en todo momento, que sea sencillo. La plataforma monday.com ha sido diseñada para personas que no saben programar en código. Así, lo puede usar cualquier directivo, personal administrativo, docente o incluso el mismo estudiante. 

Puedes tener acceso desde la App en tu dispositivo móvil o desde cualquier navegador de Chrome, Windows o MacOs. También existe una versión gratuita para un período de prueba y se adquieren las licencias organizacionales con cuentas para usuario al momento de solicitar la cotización adecuada a cada institución.

Imagen de monday.com

Algunas preguntas frecuentes

¿Quién crea los páneles?

La persona que conoce el flujo de trabajo por realizar. Esto se debe a que la persona que va a generar los páneles es la que permite las automatizaciones, conecta con aplicaciones y da los permisos de visualización o aprobación de ciertas tareas. 

¿Se trata de reemplazar todos los programas y aplicaciones que ya usamos?

No, para nada. monday.com te permite visualizar todos los procesos desde una misma ventana, sin tener que realizar requerimientos extras. Concentra la información en un solo lugar. Además, monday.com cuenta con la función de vincularse e importar información relevante desde otras aplicaciones y programas, tales como Google Calendar, Gmail, LinkedIn, y Facebook Adds, entre otras. 

¿A qué nos referimos con automatizaciones?

monday.com permite establecer condicionamientos de tareas y procesos. Es decir, el administrador puede permitir la visualización de información u ocultarla. También, decide quién aprueba una acción y quién no. Esto para mayor control del flujo de trabajo, que como ya hemos mencionado, en una institución educativa se complejiza a la máxima potencia. 

Beneficios de monday.com for Education

  • Agiliza la comunicación entre estudiantes, profesores y profesionales universitarios fomentando la corresponsabilidad y transparencia en el trabajo colaborativo. 
  • Ayuda a gestionar la agenda desde una sola plataforma.
  • Clarifica el flujo de trabajo y mejora la coordinación entre áreas para una generación de insumos y su uso eficiente. 
  • Ordena información y da acceso a ella de forma óptima y segura sin necesidad de una indagación extra o requerimiento entre áreas. 
  • Genera evidencias para proporcionar un feedback entre toda la comunidad educativa, especialmente para tomar decisiones y priorizar tareas, en circunstancias adversas o inesperadas.
  • Permite un manejo de horarios avanzados para generar espacios de trabajo diversificados de acuerdo a las actividades.
  • Se ajusta a lo que necesita la institución educativa, de acuerdo a la fisonomía y dinámica de cada universidad o escuela.

Como vemos, la integración de la tecnología a los procesos educativos trae un sin fin de beneficios. No solo se puede empoderar a los estudiantes para que fácilmente den seguimiento a sus propios procesos de aprendizaje, dejando al maestro enfocarse en el propósito de su curso, también, a nivel institucional, es mucho más eficiente el proceso al integrar en una sola plataforma diversos espacios para la visualización, gestión y seguimiento a proyectos colaborativos, manejo de recursos, requisitos académicos, solicitudes de empleo, planificación de currículum, planeación administrativa y de eventos.

Con monday.com todo esto es posible. Adquiere monday.com con nivelA para tus docentes y administrativos y podrás contar con monday gratis para tus estudiantes. Coordina una reunión con nosotros para ver cómo monday puede apoyar su institución educativa aquí: nive.la/monday

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