El año pasado Google dio un gran paso al informar que en julio de 2022 llegaba a su fin el almacenamiento ilimitado en los dominios que cuentan con Google Workspace for Education. La nueva política de almacenamiento indica que los dominios pasarán a contar con un almacenamiento compartido de 100 TB.
Este anuncio se convirtió en una alarma muy grande para todos los dominios, sin embargo, desde nivelA, estamos brindando información al respecto, ya que la gran mayoría de los dominios no habían utilizado al menos 1TB de almacenamiento (menos del 1%), por lo tanto, esta política no traerá consecuencias mayores. También, Google anunciaba que pronto lanzaría una herramienta para gestionar dicho almacenamiento, que en esta semana vio la luz.
Desde esta nueva herramienta se podrán realizar acciones muy interesantes como:
- Apreciar a los usuarios con mayor almacenamiento dentro de los dominios.
- Ver el resumen de almacenamiento utilizado en toda la organización y detallado en productos específicos como Google Drive o Gmail.
- Observar las unidades compartidas con mayor cantidad de almacenamiento utilizado dentro de la organización y gestionar según la conveniencia.
- Administrar el almacenamiento según las unidades organizativas o grupos, limitando el uso de este espacio para cada usuario.
Recuerda: podrás identificar al usuario y el almacenamiento utilizado según la cantidad que definiste. Esto será posible desde el apartado Usuarios, añadiendo el atributo “Límite de almacenamiento”.
También, será posible ver el detalle de uso de almacenamiento según el usuario y el límite asignado para esa cuenta.
De momento, esta herramienta estará disponible para el super administrador, pero pronto se ampliará el acceso a administradores delegados o usuarios.
Pero, ¿qué ocurrirá cuando un usuario llegue al límite de almacenamiento definido para la unidad organizativa o grupo al que pertenece?
Si los usuarios superan el límite definido, no podrán crear Documentos, Hojas de cálculo ni Presentaciones, así como otras limitaciones del servicio como:
- No podrá subir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
- No podrá crear copias de seguridad de fotos o vídeos en Google Fotos.
- No podrá crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios y Jamboard. Hasta que no reduzca su uso de almacenamiento, nadie podrá editar o copiar los archivos afectados, ni enviar Formularios que sean propiedad del usuario.
- No podrá grabar reuniones nuevas en Google Meet.
Tomando en cuenta los sucesos que puedan ocurrir, es recomendable analizar la cuota de almacenamiento que asignará a cada unidad organizativa o grupo, como también será muy importante definir políticas de almacenamiento en su cuenta de Google Workspace for Education.
Cabe recordar que, si adquirió alguna licencia de Teaching and Learning o Education Plus su almacenamiento se verá incrementado en 100 o 20 GB respectivamente por licencia contratada (si todavía no conoce las licencias mencionadas, puede visitar https://nive.la/google-workspace-for-education/ para conocer las licencias a detalle).
Desde nivelA, también estamos trabajando para que cada dominio pueda gestionar, de la mejor forma, el almacenamiento. Recientemente hemos lanzado Analiza, un módulo de EstudioAPP que nos brindará información de uso y almacenamiento de las aplicaciones de Google Workspace For Education.
En Analiza podrás ver el almacenamiento total utilizado en tu dominio y la evolución del mismo, también podrás ver los usuarios con mayor uso de almacenamiento.
También encontrarás métricas muy interesantes por dominio y usuarios para las aplicaciones de Google, que te permitirá medir el nivel de adopción de Google en tu escuela.
Por último, si desean conocer un poco más sobre Analiza los invitamos a inscribirse al próximo webinar: nivelA presenta Analiza de Estudio App, ingresando aquí.
